ศิลปะแห่งการมอบหมายงาน (The Art of Delegating)

ผู้บริหารในองค์กรส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับการมอบหมายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบในองค์กร 
(delegation of authority) ให้บุคคลอื่น เช่น ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ทำการแทนขณะไม่อยู่ หรือให้ไปทำงานบางอย่างแทน การมอบหมายงานดังกล่าวรวมถึงอำนาจในการตัดสินใจหรือแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นด้วย


     อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานในด้านบวกจะถือว่าเป็นเครื่องมือในการสร้างแรงจูงใจให้กับ
พนักงานในหน่วยงาน รวมทั้งเป็นการฝึกฝนเพิ่มพูนทักษะและเสริมสร้างศักยภาพให้กับผู้ได้รับ
การมอบหมายงานในเวลาเดียวกัน อย่างไรก็ตามการมอบหมายงานที่ผิดพลาด 
นอกจากจะเป็นการเพิ่มภาระงานมากเกินไปให้กับผู้ได้รับการมอบหมายแล้ว 
การขาดการพิจารณาอย่างรอบคอบในการเลือกผู้ทำงานแทนที่เหมาะสม 
อาจนำไปสู่ความล้มเหลวและเป็นผลเสียกับองค์กรโดยรวมได้เช่นกัน
     ในการมอบหมายงานแต่ละครั้งจะเริ่มจากความเชื่อมั่นของตัวผู้บริหารเองว่า ผู้รับมอบหมายงาน
จะสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายให้บรรลุผลสำเร็จได้โดยอิสระ ภายใต้อำนาจหน้าที่ที่กำหนด
ให้ได้หรือไม่ ผู้มอบหมายงานไม่สามารถปฏิเสธการรับผิดชอบต่อความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นได้ 
ดังนั้น ผู้มอบหมายงาน ควรจะต้องกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบให้ชัดเจน 
เปิดโอกาสให้ผู้ได้รับมอบหมายแสดงความเห็นว่าจะจัดการงานชิ้นนั้นอย่างไร 
ทั้งนี้ต้องกำหนดให้มีการรายงานความก้าวหน้าให้ผู้บริหารหรือบุคคลที่ผู้บริหารกำหนด 
ได้ทราบความก้าวหน้าเป็นระยะๆ เพื่อช่วยให้คำแนะนำหรือช่วยแก้ไขปัญหาในกรณีที่จำเป็น

ผู้บริหารในองค์กรควรแบ่งเบาภาระความรับผิดชอบของตนเอง
และพยายามสนับสนุนให้มีการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
โดยคำนึงถึงประโยชน์ที่จะเกิดจากการมอบหมายงาน ซึ่งสามารถสรุปได้โดยสังเขปดังนี้

1.ช่วยให้ทำงานได้สำเร็จมากขึ้น ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่ 
ก็จะมีจำนวนผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำงานมากขึ้น ทำให้ทำงานได้สำเร็จในปริมาณมากขึ้น 
โดยใช้เวลาในการทำงานโดยรวมน้อยลง

2.สร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงาน ยิ่งมีการมอบหมายงานออกไปมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งสร้างแรงจูงใจให้กับผู้รับมอบหมายงานมากขึ้นเท่านั้น เมื่อผู้บริหารมอบหมายงานและอำนาจ
หน้าที่ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาแล้ว ย่อมทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความผูกพันและร่วมรับผิดชอบ
ต่อความสำเร็จและความล้มเหลวของงานนั้น เนื่องจากผู้รับมอบหมายงานรู้สึกว่าได้รับความไว้ใจ 
รวมทั้งการยอมรับในเรื่องความสามารถ ก็จะพยายามทำให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบความ
สำเร็จตามจุดมุ่งหมายของผู้มอบหมายงานอย่างเต็มที่

3.ช่วยลดแรงกดดัน ทำให้สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
ถ้าผู้บริหารสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะมอบหมายให้ผู้อื่นได้ดี และทำการมอบหมายงานตามลำดับความสำคัญดังกล่าว 
ก็จะช่วยให้ผู้บริหารลดภาระความรับผิดชอบในงานประจำที่ต้องทำในแต่ละวันลงได้

4.ได้รับการชื่นชมว่าเป็นบุคคลที่พยายามพัฒนาศักยภาพของบุคลากร ยิ่งมีการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำแทนมากเท่าไหร่ ผู้บริหารก็จะได้รับการชื่นชมมากขึ้นเท่านั้น 
ว่ามีความพยายามในการให้โอกาสและพัฒนาบุคลากรในองค์กรอย่างต่อเนื่อง

5.ช่วยสร้างโอกาสความก้าวหน้าให้ตนเองและผู้อื่น โดยการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ
จะช่วยให้ผู้มอบหมายงานมีเวลาในการทำงานอื่นซึ่งจะช่วยพัฒนาศักยภาพและความสามารถ 
ซึ่งถือเป็นการเตรียมพร้อมตนเองสำหรับอนาคตเมื่อโอกาสมาถึง

ในทำนองเดียวกัน ความสำเร็จในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อได้รับคำชมเชยในวงกว้าง ก็ถือเป็นการสร้างโอกาสในความก้าวหน้าให้กับผู้ที่ได้รับการมอบหมายงานเช่นกัน

ในบางครั้งผู้มอบหมายงานอาจจะรู้สึกกังวลว่า ผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถทำงานได้บรรลุตาม 
มาตรฐานของตนเอง เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่างานที่ได้มอบหมายจะได้รับการปฏิบัติอย่างถูกต้อง
และได้ผลสำเร็จ ผู้มอบหมายงานควรพิจารณาดำเนินการมอบหมายงานตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.ทำความเข้าใจกับงานที่จะมอบหมาย 
รวมทั้งกำหนดกรอบเวลาในการดำเนินงานรวมทั้งเป้าหมายให้ชัดเจน

2.เลือกบุคคลหรือทีมงานที่เหมาะสมที่จะได้รับการมอบหมายงาน ปกติจะพิจารณาจาก
ประสบการณ์ ความเข้าใจในระบบงาน รวมทั้งความสามารถของบุคคลหรือกลุ่มบุคคลนั้น 
ทั้งนี้ต้องพิจารณางานที่รับผิดชอบในปัจจุบันรวมทั้งภาระหน้าที่ด้วยว่า
จะไม่เป็นอุปสรรคต่องานที่ได้รับมอบหมายในอนาคต

3.กำหนดรายละเอียดของงานที่จะมอบหมายให้ผู้รับมอบหมายงานทราบอย่างชัดแจ้ง อธิบายขอบเขตอำนาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย รวมทั้งผลสำเร็จที่คาดหวัง

4.จัดหาทรัพยากรให้เพียงพอ บางครั้งผู้มอบหมายงานอาจให้สิทธิขาด(อำนาจ) กับผู้รับ
มอบหมายงาน ในการตัดสินใจเลือกใช้ทรัพยากรที่เกี่ยวกับการทำงานและสิทธิดำเนินการต่างๆ 
เท่าที่จำเป็นเพื่อการปฏิบัติภารกิจนั้น

5.ลดหรือขจัดอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น มีการแจ้งให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทราบว่า
งานดังกล่าวได้ถูกมอบหมายให้ใครทำ และขอให้ทุกคนช่วยสนับสนุน 
ให้การทำงานดังกล่าวเป็นไปโดยราบรื่น

6.มีการติดตาม ประเมินผลงานที่มอบหมายเป็นระยะๆ

7.ควรให้คำชมเชย หรือรางวัล ถ้างานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

อย่างไรก็ตามยังคงมีงานบางอย่างที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำ เช่น การพิจารณาแต่งตั้ง
บุคลากร การประเมินผลงาน การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง การให้รางวัล 
ข้อควรระวังอีกประการหนึ่งก็คือ บางครั้งอาจมีปัญหาว่ามีการมอบอำนาจมากเกินไปจนผู้ใต้
บังคับบัญชานำอำนาจส่วนที่เกินไปใช้ในทางที่ไม่ก่อประโยชน์ให้กับองค์กร 
หรืออาจนำไปใช้แสวงหาประโยชน์ส่วนตัว ดังนั้นผู้บริหารควรพิจารณาว่า 
อะไรคืองานที่ไม่สมควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทนโดยให้อำนาจหน้าที่อย่างสมบูรณ์ เช่น 
อำนาจการอนุมัติงบฯค่าใช้จ่ายของ ผู้ปฏิบัติหน้าที่แทน 
อาจกำหนดไว้ที่ประมาณ 60-70% ของผู้มีอำนาจอนุมัติจริง เป็นต้น

กล่าวโดยสรุปการมอบงานที่ดีจะบังเกิดได้ถ้ามีการมอบหมายงานให้กับผู้ที่เหมาะสม โดยอาศัย
วิธีการขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพ มิฉะนั้นจะกลายเป็นการสร้างปัญหาให้กับผู้มอบหมายงาน
ในการตามแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายหลัง ทั้งนี้สิ่งที่ผู้มอบหมายงานต้องคำนึงถึงก็คือ

"ในการมอบหมายงานต้องแน่ใจว่าไม่มอบหมายงานมากเกินไป
จนผู้รับมอบหมายงานไม่สามารถจัดการงานในความรับผิดชอบปกติของตนเองได้ 
ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายได้เสร็จตามกรอบเวลา

"ผู้มอบหมายงานต้องอดทนและตระหนักความจริงที่ว่า ผู้รับมอบหมายอาจจะทำงานได้เสร็จช้า
กว่าที่ตนเองทำ เนื่องจากตนเองมีความชำนาญมากกว่าและผู้รับมอบหมายงานดังกล่าวต้องใช้
เวลาในการเรียนรู้งานพอสมควร

"ผู้บริหารที่ดีจะยอมให้ผู้รับมอบหมายงานซึ่งมีความสามารถด้อยกว่า กระทำงานผิดพลาดได้บ้าง 
เพื่อเป็นการเรียนรู้ และค่าใช้จ่ายจากความผิดพลาดนั้นเป็นต้นทุนสำหรับการพัฒนาตัวบุคคล 
เมื่อผู้บริหารมีความเข้าใจถึงประโยชน์ข้อนี้ การมอบหมายอำนาจหน้าที่และงานก็จะเกิดขึ้นได้ 
อย่างมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้"



แด่ภาวะความเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยมของคุณ

ธวัชชัย สุวรรณสาร
ที่ปรึกษาด้านภาวะผู้นำ